[管理与领导-40]:IT基层管理者 - 做事管理 - 计划到位,干活不累;计划不到位,累死累活不得好

2023-11-08

前言:

计划到位,干活不累;计划不到位,累死累活不得好。

很多人对计划有一种误解,以为做计划就是纸面上的工作,就是指定时间计划,就是上级给下级指派任务。很显然,这种对计划的误解导致很多人不屑做计划,实际定计划的重点是对目标非分解,分解成可执行的粒度,这是一个巨大工作量的工作,实际上项目计划是相关人员统一思想、统一行动的重要手段!!!而不是上级给下级分配任务。

一、PDCA

PDCA是Plan-Do-Check-Act的缩写,中文意为“计划、执行、检查、行动”。

它原先是一种质量管理方法,也被称为循环改进或持续改进。后来拓宽成做事一般方法论,过程方法论

PDCA循环的目的是通过不断地进行计划、执行、检查和行动,逐步提高业务过程和产品的质量,不断的循环迭代,最终完成自己的最初的目标。

下面是PDCA循环的四个步骤:

  1. Plan(计划):在这一阶段,确定要改进的目标/需求、分解目标/需求,收集和分析相关数据,制定改进计划和目标,以及确定实施所需的资源和时间表。

  2. Do(执行):在这一阶段,执行计划,根据计划中的目标和方法进行实施。收集执行过程中的数据和信息,确保实际执行与计划一致。

  3. Check(检查):在这一阶段,根据收集到的数据和信息,进行检查和评估。对比计划目标和实际结果,分析差距和问题,并确定原因。

  4. Act(行动):在这一阶段,基于检查阶段的分析结果,采取相应的纠正措施和行动计划。这可能包括修正问题、改进流程、优化资源分配等。然后重新进行计划、执行、检查循环,以达到持续改进的目的。

PDCA循环的核心思想是持续地迭代和改进,不断优化业务过程和产品质量,以实现卓越的绩效和客户满意度。它被广泛应用于管理领域,特别是质量管理、项目管理和过程改进。

二、前向指定计划的方法

前向计划(Forward Planning)是指从现在开始制定规划,以达到将来设定的目标的过程。与传统的反向计划(Backward Planning)不同,前向计划强调通过规划和行动来主动塑造未来。

以下是前向计划的主要步骤:

  1. 确定目标:明确未来期望实现的目标。目标应该是具体、可衡量和可实现的,并与组织或个人的愿景相一致。

  2. 分析环境:评估外部环境的趋势和变化。考虑社会、经济、技术、政治和法律等方面的因素对目标实现的影响。识别机会和威胁,以便在制定计划时做出相应的调整。

  3. 评估资源:评估现有的资源和能力,包括人力、物力、财力和技术等方面。确定所需的资源以及在实现目标过程中可能需要的增加或改进。

  4. 制定策略和计划:基于目标、环境分析和资源评估,制定具体的战略和计划。确定关键的策略措施和关注点,制定时间表和行动步骤。

  5. 积极执行:将计划转化为实际行动,并积极执行。确保行动计划的可行性和可操作性,并逐步推进实施,跟踪进展和结果。

  6. 监控和调整:定期监测执行过程和结果。与设定的目标进行比较,并根据实际进展和反馈进行必要的调整和优化。灵活性和适应性是确保计划持续有效的关键。

通过前向计划,你可以主动规划未来,为目标的实现奠定坚实的基础。这种方法有助于提前识别并应对潜在的挑战,同时充分利用机会以获得长期的成功。

前向指定计划法

或许你想要探讨的是"前瞻性规划法(Forward-looking Planning Approach)"。这是一种预测和规划未来的方法,旨在应对可能的挑战和机遇。

前瞻性规划法包括以下步骤:

  1. 趋势分析:评估当前和过去的趋势,以识别可能对未来产生影响的因素。这可以通过研究市场趋势、技术创新、社会变化、政府政策等来实现。

  2. 预测和预测:基于趋势分析,对未来可能发生的事件和发展进行预测。这可以是定量的数据分析,也可以是基于专家意见和场景分析的定性预测。

  3. 环境扫描:对内外环境进行广泛的扫描,以了解可能的变化和影响。这包括政治、经济、社会、技术、法律和环境等方面的因素。

  4. 制定战略规划:基于趋势分析和预测,制定长期的战略规划。这包括明确目标、确定优先事项、规划资源分配和制定相应的行动计划。

  5. 监测和调整:定期监测和评估实施计划的进展和结果。根据新信息和变化进行必要的调整和优化,以确保战略规划的持续适应性。

前瞻性规划法有助于组织在不断变化的环境中保持竞争力和应对未来的挑战。通过预测和规划,组织能够在提前采取行动,并以更加灵活和积极的方式塑造未来。

三、倒推法指定计划

倒推法(Backward Planning)是一种解决问题、制定计划或实现目标的方法,从最终目标开始逆向思考,并确定达到该目标所需的步骤和行动。它的基本思想是从目标出发,逐步向前分解,找到实现目标的关键要素和先决条件。

以下是使用倒推法进行问题解决或计划制定的一般步骤:

  1. 确定最终目标:明确你要实现的最终目标,可以是解决一个问题、实施一个计划或达到一个预期的结果。确保目标具体、可测量、可实现,并与愿景和使命相一致。

  2. 逆向分解:逐步分解最终目标,确定需要完成的阶段性目标、关键任务或关键结果。确保每个阶段性目标或任务是可达到且具体的,能够直接贡献于最终目标的实现。

  3. 确定前置条件:确定每个阶段性目标或任务实现所需要的前置条件。这些是实现目标的先决条件,需要在开始执行任务前满足或解决。

  4. 确定行动步骤:为每个阶段性目标或任务制定具体的行动步骤和时间表。确保每个步骤的行动可行、可操作,并与前置条件和最终目标保持一致。

  5. 实施和监测:按照制定的行动步骤逐步实施,并持续监测进展情况。确保每个阶段性目标或任务按照计划完成,并根据实际情况进行必要的调整和修正。

倒推法有助于提高计划实施的可行性和有效性,将最终目标转化为可操作的任务和行动。通过逆向思考,你能够更清晰地看到实现目标的路径和关键要素,并有计划地推进工作。同时,灵活应对变化和调整计划也是确保倒推法可行性的关键。

四、WBS法

4.1 什么是WBS

WBS(Work Breakdown Structure)工作切割法是一种将项目任务层级化、分解为可管理的子任务的方法。它将项目工作分割为更小、更具体的工作包,帮助组织和管理项目的执行过程。

以下是使用WBS工作切割法的一般步骤:

  1. 确定项目目标:明确项目的最终目标和预期结果。这是WBS的起点,所有的工作都与项目目标相对应。

  2. 划分主要工作包:将项目工作划分为几个主要的工作包或阶段。每个工作包通常代表项目的一个重要组成部分或关键任务。

  3. 列出子任务:对每个主要工作包进行进一步的分解,列出需要完成的具体子任务。这些子任务应具体明确、可测量、可分配。

  4. 制定层级关系:确定子任务之间的层级关系和父子关系。确保每个子任务都能被正确归类到适当的主要工作包。

  5. 审查和调整:审查WBS结构,确保所有工作都得到适当的切割和组织。根据项目需要和实际情况,进行必要的调整和优化。

通过WBS工作切割法,项目任务被分解为较小的工作包和子任务,使得项目管理更简单和可管理。每个工作包和子任务都可以被分配给特定的责任人,并与项目进度和资源分配相匹配。WBS还可以提供项目进展和状态的可视化,帮助团队成员理解和掌握项目的范围和要求。

最终,WBS工作切割法有助于将复杂的项目分解为更小、更可管理的部分,提高项目执行的有效性和效率。它还可以为进一步制定项目计划、资源分配和控制提供基础和框架。

4.2 注意事项

在使用WBS(Work Breakdown Structure)工作切割法时,以下是一些需要注意的事项:

  1. 目标导向:确保WBS的每个层级与项目的目标和要求保持一致。每个工作包和子任务都应该直接贡献于实现项目的最终目标。

  2. 全面性和可行性:确保WBS覆盖了项目的所有关键工作和任务,以确保项目的完整性和可行性。避免遗漏重要的任务或子任务。

  3. 自顶向下:WBS应该是自顶向下的,从项目整体到更具体的子任务的划分过程。确保每个层级的任务都能够被逐级细化和分解。

  4. 有序性和层次性:WBS应该具备层次结构,使得每个层级的任务都在上一层级的任务基础之上展开。确保任务之间有明确的父子关系,避免任务的重复或遗漏。

  5. 可测量性和可分配性:每个工作包和子任务都应该能够被量化和测量,以便监测进度和评估完成情况。同时,它们也应该能够被分配给具体的责任人或团队。

  6. 自定义化:根据项目的特点和需求,灵活地定义WBS的层级和任务划分。每个项目可能会有不同的WBS结构,适应不同类型和规模的项目。

  7. 定期审查和更新:定期审查和更新WBS,以确保其与项目的动态变化和实施情况保持一致。根据项目的进展和需求,进行必要的调整和优化。

通过遵守这些注意事项,你可以有效地使用WBS工作切割法进行项目管理和控制。它可以帮助整理和组织项目任务,并为团队成员提供清晰的工作指引和分工。

五、5W法

5W是一种常用的问题分析方法,它用于收集和整理信息,并帮助组织思考和解决问题。它包括以下五个问题:

  1. What(什么):这个问题关注事物的本质、性质和定义。通过回答这个问题,你可以明确确定需要关注的具体对象或事物。必须指定做什么!!!

  2. Who(谁):这个问题关注与事物相关的人员、团队或群体。通过回答这个问题,你可以确定哪些人员或角色涉及到问题或任务的执行。必须落实到个人,指定负责人!!!

  3. When(何时):这个问题关注具体的时间要求或时间段。通过回答这个问题,你可以确定何时开始或结束某个任务、事件或工作。必须指定什么时候完成,没有deadline的计划,是无效的机会!!!

  4. Where(何处):这个问题关注事物的位置或场所。通过回答这个问题,你可以确定任务或事件发生的地点,或者与特定地点相关的要素。

  5. Why(为什么):这个问题关注问题或任务的原因、目的或动机。通过回答这个问题,你可以理解为什么需要关注或解决特定的问题,并明确目标或理由。

通过使用5W问题分析方法,你可以获取全面和清晰的信息,并以此为基础进行问题解决、计划制定或决策。每个问题都提供了不同的视角和维度,帮助你更全面地了解和分析与特定情况相关的方面。

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